Planifier un événement corporatif de la bonne manière

organisation d'événement corporatif

Si vous êtes dans le monde des affaires comme moi, vous avez probablement déjà eu à organiser un ou des événements corporatifs. Qu’il s’agisse de journées de formation ou encore de simples événements de réseautage, ces événements offrent une visibilité intéressante à votre entreprise et permettent de créer des contacts intéressants dans votre entourage entrepreneurial.

L’organisation d’une telle journée peut causer des maux de tête, particulièrement si vous en êtes à vos premiers pas. Vous pouvez avoir recours à une firme spécialisée en organisation d’événements, mais une telle firme vient habituellement avec une facture élevée. Si vous n’avez pas beaucoup de temps à investir, vous devriez considérer faire affaire avec un organisateur d’événement corporatif. Cependant, il est possible d’organiser soit-même un événement sans trop se prendre la tête. Voici quelques conseils de base étape par étape :

Calcul et budget d’un événement corporatif

Le but d’un événement corporatif n’est pas supposé être de faire un profit, mais plutôt d’arriver « even« . Pour éviter d’arriver en dessous, vous devez commencer par bien calculer vos dépenses pour être en mesure d’estimer le plus précisément possible le coût d’une participation à l’événement. Pour diminuer vos coûts, ou plutôt pour augmenter vos revenus, vous pouvez commencer plus tôt que tard à chercher des commanditaires pour l’événement. Voici d’ailleurs les principales dépenses et les principaux revenus que vous aurez à balancer :

Dépenses liées à l’organisation d’un événement corporatif

  • Promotion de l’événement
  • Location de la salle
  • Service de traiteur
  • Impression de documentation à distribuer
  • Paie des intervenants/présentateurs
  • Location de matériel multimédia
  • Etc.

Revenus liés à l’organisation d’un événement corporatif

  • Coût d’entrée de l’événement
  • Commandites
  • Visibilité obtenue par l’événement
  • Gain de notoriété dans votre communauté

Le dernier point de la colonne des revenus est important. Même si vous ne récupérez pas 100% de vos dépenses en vente d’entrées et en commandites, vous pouvez accorder une valeur à la visibilité que l’événement apportera à votre entreprise. Voyez cela comme un investissement publicitaire traditionnel.

Erreurs à ne pas commettre

Lorsque vous prendrez la parole lors de votre événement corporatif, essayer d’éviter de vendre vos produits et services. Contentez-vous de donner de l’information pertinente et intéressante pour l’auditoire. Vous verrez, il s’agit d’une méthode très efficace pour acquérir de nouveaux clients sans même avoir à faire un « pitch » de vente! C’est la base même du marketing du contenu dont on entend si souvent parler ces dernières années. Faire figure d’autorité dans votre domaine et démontrer votre expertise fera la promotion de votre entreprise par la bande.

La promotion de votre événement

Ne négligez pas la promotion de votre événement. Les gens pensent qu’avec les médias sociaux, il n’est plus nécessaire d’investir en publicité payante. C’est faux. La portée des publications est en constante diminution, et si vous voulez rejoindre votre auditoire, vous devez être prêt à débourser quelques dollars.

Pour ce genre d’événement corporatif, les meilleurs outils de publicité sont Facebook et Linkedin. Les deux réseaux sociaux sont parfait pour faire la promotion de conférences/ateliers de formation pour des raisons différentes. Facebook se démarque par son ciblage hors pair. Par exemple, si vous organisez une journée de conférence en droit, vous pouvez cibler les avocats et les notaires de la ville que vous voulez. Cela vous assurera que ceux qui verront votre publicité seront interpellé par celle-ci.

Pour ce qui est de Linkedin, il s’agit du réseau social corporatif par excellence. La plupart des gens qui utilisent Linkedin sont à la recherche d’opportunités de réseautage et c’est exactement ce que vous avez à leur offrir. Bien que je ne vous conseillerais peut-être pas Linkedin pour faire de la publicité pour des services et produits traditionnels, faire la promotion d’un événement corporatif cadre parfaitement avec l’idée derrière la plateforme. Le faible coût par clic de Linkedin mais aussi de Facebook pourrait vous rapporter gros, puisque les gens qui cliqueront auront au préalable été bien ciblés et seront plus enclin à participer à votre événement.

 

 

 

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